lunes, 29 de junio de 2009
GUIA Nº 3 DESARROLLO
1-Diseñar un cronograma para el despacho de los objetos almacenados
Las actividades necesarias en el proceso logístico de alistar la mercancia para su despacho, son de dos clases; la preparación de los documentos, los registros contables y las tarjetas cardes, lo mismo que ordenes de pedido y la verificación de que la mercancia que se nos a pedido, este realmente disponible en el inventario del almacén.
Y la parte física, que consiste en observar el estado de la mercancia, su empaque, que la manipulación dada no haya dañado el producto, separar las diferentes referencias pedidas, trasladar la mercancia a la zona de despacho, en fin velar que el producto este listo para entregarlo a su destino final.
En el siguiente cronograma señalamos estas actividades con su respectiva secuencia, tiempo estipulado fechas, responsables de cumplir con este y el auditor o revisor.
CRONOGRAMA PARA DESPACHO DE MERCANCIA
VER CUADRO ENSEGUIDA DE ESTE ARCHIVO.
Responsable: Carlos Julio Casallas
Auditor: Javier F. Gomez
Cargo: jefe de almacén
Cargo: jefe departamento de contabilidad
Fecha: 01 de julio del 2009
Fecha: 01 de julio del 2009
2- Clasificar, seleccionar e identificar los medios de transporte requeridos para la distribución de los productos almacenados.
Para los productos que almacenamos solo la margarina exige algunas condiciones especiales para su transporte; veamos algunas de estas que son normas para transportar productos perecederos.
- Los vehículos para transporte de alimentos están regulados por una norma por lo que tienen que tener especificaciones especiales.
- Hay cuatro tipos de vehículos que de acuerdo a su construcción, se utilizan para el transporte de los diferentes productos perecederos:
Vehículo isotermo, que su caja esta construida con paredes aislantes incluyendo sus puertas y el suelo.
Vehículo refrigerado, provisto de una fuente de frío que permite reducir la temperatura y mantenerla.
Vehículo frigorífico, tiene un dispositivo de producción de frío, que a una temperatura exterior de 30° c permite una temperatura regular entre 12° c a – 20° c
Vehículo calorífico, con un dispositivo de Carlos que permite regular la temperatura dentro de la caja a 12° c
En el caso de nuestro producto, la margarina, podemos utilizar el frigorífico ,en atención a que como dijimos, la debemos mantener a un a temperatura entre los 18° c y los 12° c; pero podemos utilizar al menos dos más de esta clase de vehículos, pero se debe cargar la mercancia en estibas plásticas al interior y observando normas de higiene establecidas.
Para los detergentes y los computadores los vehículos de transporte no tienen una característica especial pero deben manejar un excelente estado tecnomecanico, para evitar daños, hurtos y demoras en el transporte.
3-Verificar que los medios de transporte cumplan con las condiciones necesarias para la distribución de la mercancía.
Para la verificación del cumplimiento de las condiciones físicas y tecnomécanicas, de los vehículos las diferentes empresas exigen las listas de chequeo, donde se revisa que se cumpla una a una las normas de higiene y seguridad que hagan apto el medio de transporte que vamos a utilizar.
¿Qué debe cubrir su inspección?
• Parabrisas y limpia parabrisas
• Equipo para desempañar y descongelar
• Frenos (de estacionamiento y regulares)
• Llantas
• Espejos
• Dirección
• Controles de operación
• Fugas de líquido
• Luces de frente, atrás, frenos y señales
• Cinturones de seguridad
• Bocina y alarma de retroceso (que suene lo suficiente para oírse a 200 pies de distancia)
• Estructuras de protección contra vuelcos (en inglés: ROPS roll-over protection structure)
• Cabinas de protección o protectores, en el equipo de carga.
Las actividades necesarias en el proceso logístico de alistar la mercancia para su despacho, son de dos clases; la preparación de los documentos, los registros contables y las tarjetas cardes, lo mismo que ordenes de pedido y la verificación de que la mercancia que se nos a pedido, este realmente disponible en el inventario del almacén.
Y la parte física, que consiste en observar el estado de la mercancia, su empaque, que la manipulación dada no haya dañado el producto, separar las diferentes referencias pedidas, trasladar la mercancia a la zona de despacho, en fin velar que el producto este listo para entregarlo a su destino final.
En el siguiente cronograma señalamos estas actividades con su respectiva secuencia, tiempo estipulado fechas, responsables de cumplir con este y el auditor o revisor.
CRONOGRAMA PARA DESPACHO DE MERCANCIA
VER CUADRO ENSEGUIDA DE ESTE ARCHIVO.
Responsable: Carlos Julio Casallas
Auditor: Javier F. Gomez
Cargo: jefe de almacén
Cargo: jefe departamento de contabilidad
Fecha: 01 de julio del 2009
Fecha: 01 de julio del 2009
2- Clasificar, seleccionar e identificar los medios de transporte requeridos para la distribución de los productos almacenados.
Para los productos que almacenamos solo la margarina exige algunas condiciones especiales para su transporte; veamos algunas de estas que son normas para transportar productos perecederos.
- Los vehículos para transporte de alimentos están regulados por una norma por lo que tienen que tener especificaciones especiales.
- Hay cuatro tipos de vehículos que de acuerdo a su construcción, se utilizan para el transporte de los diferentes productos perecederos:
Vehículo isotermo, que su caja esta construida con paredes aislantes incluyendo sus puertas y el suelo.
Vehículo refrigerado, provisto de una fuente de frío que permite reducir la temperatura y mantenerla.
Vehículo frigorífico, tiene un dispositivo de producción de frío, que a una temperatura exterior de 30° c permite una temperatura regular entre 12° c a – 20° c
Vehículo calorífico, con un dispositivo de Carlos que permite regular la temperatura dentro de la caja a 12° c
En el caso de nuestro producto, la margarina, podemos utilizar el frigorífico ,en atención a que como dijimos, la debemos mantener a un a temperatura entre los 18° c y los 12° c; pero podemos utilizar al menos dos más de esta clase de vehículos, pero se debe cargar la mercancia en estibas plásticas al interior y observando normas de higiene establecidas.
Para los detergentes y los computadores los vehículos de transporte no tienen una característica especial pero deben manejar un excelente estado tecnomecanico, para evitar daños, hurtos y demoras en el transporte.
3-Verificar que los medios de transporte cumplan con las condiciones necesarias para la distribución de la mercancía.
Para la verificación del cumplimiento de las condiciones físicas y tecnomécanicas, de los vehículos las diferentes empresas exigen las listas de chequeo, donde se revisa que se cumpla una a una las normas de higiene y seguridad que hagan apto el medio de transporte que vamos a utilizar.
¿Qué debe cubrir su inspección?
• Parabrisas y limpia parabrisas
• Equipo para desempañar y descongelar
• Frenos (de estacionamiento y regulares)
• Llantas
• Espejos
• Dirección
• Controles de operación
• Fugas de líquido
• Luces de frente, atrás, frenos y señales
• Cinturones de seguridad
• Bocina y alarma de retroceso (que suene lo suficiente para oírse a 200 pies de distancia)
• Estructuras de protección contra vuelcos (en inglés: ROPS roll-over protection structure)
• Cabinas de protección o protectores, en el equipo de carga.
GUIA Nº 3 ENUNCIADO
Sistema de Gestión de la Calidad
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnología de la Información
PROGRAMA DE FORMACION
TECNICO EN OPERACIONES LOGISTICAS
Instructor
OSCAR ALBERTO CALDERON LOAIZA
Fecha:
Bogotá, 19 de Junio de 2009
GUIA DE APRENDIZAJE No. 3
Almacenamiento de los Objetos
INTRODUCCIÓN
Los procedimientos de distribución de los objetos almacenados, requieren de una coordinación entre la parte administrativa y de quienes ejecutan en bodega el proceso de despacho; es tan importante esta actividad como lo es también los medios de transporte de la mercancía, los cuales deben contar con las condiciones requeridas para que conserven las características de los productos hasta los lugares de destino, satisfaciendo las partes que intervienen en todo el proceso logístico.
OBJETIVO
Programar el despacho de los objetos, identificando los medios de transporte requeridos para garantizar la conservación de los objetos almacenados.
ALCANCE
El aprendiz deberá desarrollar las competencias básicas para la programación de los objetos almacenados, identificando los medios de transporte requeridos para la ejecución de las actividades planteadas logísticamente.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Diseñar un cronograma para el despacho de los objetos almacenados.
Clasificar, seleccionar e identificar los medios de transporte requeridos para la distribución de los productos almacenados.
Verificar que los medios de transporte cumplan con las condiciones necesarias para la distribución de la mercancía.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
1. Diseño de un cronograma en donde estén especificadas todas las actividades, tiempos, fechas y responsables que intervienen en el proceso de despacho de los productos almacenados.
2. Diseño de un documento en donde se relacione la actividad de clasificar, seleccionar e identificar los medios de transporte requeridos para la distribución de los productos almacenados.
3. Diseño de un documento en donde se relacione la verificación de los medios de transporte seleccionados para la distribución de los productos almacenados.
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
De Conocimiento
Identificación del procedimiento utilizado para la programación del despacho de los objetos verificando que los medios de transporte cumplan con las condiciones requeridas para tal fin.
De Desempeño
Aplicación de las diferentes herramientas y procedimientos para la programación del despacho de los objetos e identificación de las características de los medios de transporte.
De Producto
Presentación del cronograma de despacho de los objetos almacenados.
Presentación del documento relacionado con la clasificación de los medios de transporte requeridos.
Presentación del documento de verificación de las características exigidas para los medios de transporte.
EVALUACION DEL APRENDIZAJE
De Conocimiento
Se realiza una socialización sobre el desarrollo de las actividades ejecutadas por cada equipo de trabajo.
De Desempeño
Se conoce directamente con cada equipo de trabajo, la actividad realizada.
De Producto
Se evalúa los documentos entregados por los aprendices como evidencia del aprendizaje.
BIBLIOGRAFIA
Fundamentos de Mercadotecnia
Philip Kloter
Ministerio de Comercio Industria y Turismo
(www.mincomercio.gov.co)
Centro de Información y Asesoría en Comercio Exterior
(www.proexport.com.co)
Código de Comercio Colombiano
Servicio Bibliotecas Virtuales
Distribución Física de Productos
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnología de la Información
PROGRAMA DE FORMACION
TECNICO EN OPERACIONES LOGISTICAS
Instructor
OSCAR ALBERTO CALDERON LOAIZA
Fecha:
Bogotá, 19 de Junio de 2009
GUIA DE APRENDIZAJE No. 3
Almacenamiento de los Objetos
INTRODUCCIÓN
Los procedimientos de distribución de los objetos almacenados, requieren de una coordinación entre la parte administrativa y de quienes ejecutan en bodega el proceso de despacho; es tan importante esta actividad como lo es también los medios de transporte de la mercancía, los cuales deben contar con las condiciones requeridas para que conserven las características de los productos hasta los lugares de destino, satisfaciendo las partes que intervienen en todo el proceso logístico.
OBJETIVO
Programar el despacho de los objetos, identificando los medios de transporte requeridos para garantizar la conservación de los objetos almacenados.
ALCANCE
El aprendiz deberá desarrollar las competencias básicas para la programación de los objetos almacenados, identificando los medios de transporte requeridos para la ejecución de las actividades planteadas logísticamente.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Diseñar un cronograma para el despacho de los objetos almacenados.
Clasificar, seleccionar e identificar los medios de transporte requeridos para la distribución de los productos almacenados.
Verificar que los medios de transporte cumplan con las condiciones necesarias para la distribución de la mercancía.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
1. Diseño de un cronograma en donde estén especificadas todas las actividades, tiempos, fechas y responsables que intervienen en el proceso de despacho de los productos almacenados.
2. Diseño de un documento en donde se relacione la actividad de clasificar, seleccionar e identificar los medios de transporte requeridos para la distribución de los productos almacenados.
3. Diseño de un documento en donde se relacione la verificación de los medios de transporte seleccionados para la distribución de los productos almacenados.
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
De Conocimiento
Identificación del procedimiento utilizado para la programación del despacho de los objetos verificando que los medios de transporte cumplan con las condiciones requeridas para tal fin.
De Desempeño
Aplicación de las diferentes herramientas y procedimientos para la programación del despacho de los objetos e identificación de las características de los medios de transporte.
De Producto
Presentación del cronograma de despacho de los objetos almacenados.
Presentación del documento relacionado con la clasificación de los medios de transporte requeridos.
Presentación del documento de verificación de las características exigidas para los medios de transporte.
EVALUACION DEL APRENDIZAJE
De Conocimiento
Se realiza una socialización sobre el desarrollo de las actividades ejecutadas por cada equipo de trabajo.
De Desempeño
Se conoce directamente con cada equipo de trabajo, la actividad realizada.
De Producto
Se evalúa los documentos entregados por los aprendices como evidencia del aprendizaje.
BIBLIOGRAFIA
Fundamentos de Mercadotecnia
Philip Kloter
Ministerio de Comercio Industria y Turismo
(www.mincomercio.gov.co)
Centro de Información y Asesoría en Comercio Exterior
(www.proexport.com.co)
Código de Comercio Colombiano
Servicio Bibliotecas Virtuales
Distribución Física de Productos
GUIA Nº 2 DESARROLLO
DESARROLLO:
1- Diseño de un cronograma en donde estén especificadas todas las actividades, tiempos, fechas y responsables que intervienen en el proceso de la toma física del inventario realizado en la bodega.
De acuerdo a lo socializado en clase y a la aplicación de normas y procedimientos para la toma física de inventarios, en el siguiente cuadro o diagrama presentamos el cronograma para la realización del proceso en cuestión.
1- Diseño de un cronograma en donde estén especificadas todas las actividades, tiempos, fechas y responsables que intervienen en el proceso de la toma física del inventario realizado en la bodega.
De acuerdo a lo socializado en clase y a la aplicación de normas y procedimientos para la toma física de inventarios, en el siguiente cuadro o diagrama presentamos el cronograma para la realización del proceso en cuestión.
2- Ejecución de la toma física de inventario, siguiendo las normas establecidas para tal fin.
OBJETIVO: VERIFICAR FISICAMENTE LA EXISTENCIA DE LOS BIENES DE CONSUMO DE ALMACEN PARA LA EVALUACION DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO APLICADOS, ASI COMO PARA DETERMINAR PARAMETROS DE NECESIDADES DE BIENES.
OBJETIVO: VERIFICAR FISICAMENTE LA EXISTENCIA DE LOS BIENES DE CONSUMO DE ALMACEN PARA LA EVALUACION DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO APLICADOS, ASI COMO PARA DETERMINAR PARAMETROS DE NECESIDADES DE BIENES.
Algunas otras normas para la toma física del inventario y sobre el papel del revisor fiscal
CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL
Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal emitirá su dictamen.
A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe ejecutar al momento de la ejecución del inventario físico.
1.Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras.
2.Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo.
3.Realización del recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo.
4.Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la planta.
5.Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.
6.Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realización de la toma física de los diferentes ítems de inventario y considerar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.
7.Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando
8.Cuando el inventario está empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado.
9.Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo.
10.Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)
11.Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente.
12. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
13.Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.
14.Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros.
15.Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor.
CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL
Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal emitirá su dictamen.
A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe ejecutar al momento de la ejecución del inventario físico.
1.Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras.
2.Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo.
3.Realización del recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo.
4.Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la planta.
5.Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.
6.Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realización de la toma física de los diferentes ítems de inventario y considerar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.
7.Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando
8.Cuando el inventario está empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado.
9.Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo.
10.Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)
11.Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente.
12. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
13.Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.
14.Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros.
15.Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor.
3- Identificación de los métodos de toma física de inventarios.
Estos son algunos de los métodos utilizados para el manejo de los inventarios:
a) LIFO (last in, first out). Entiende que la última mercancía que entra es la primera que sale. En consecuencia, el valor de coste de la última venta será igual al precio de adquisición de la última mercancía comprada y, por tanto, quedan como existencias finales las entradas más antiguas. Última entrada, primera salida, abreviado UEPS.
b) FIFO (fírst in,first out). Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, por tanto, será el más antiguo de los precios de adquisición existentes. Este método de primera entrada, primera salida, abreviado PEPS, supone que las existencias inventariadas coinciden con las últimas entradas. En entornos inflacionistas valora a un mayor coste las existencias al considerar las últimas que son las más caras. Por ello incrementa más el resultado de la empresa que otros métodos como el anterior.
c) Precio Medio Ponderado (PMP). El valor de coste de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un coste intermedio entre los dos anteriores.
4- Utilización de las herramientas para la toma física de los inventarios.
Para la toma física del inventario debemos tener disponibles todas las herramientas necesarias para manipular la mercancia a inventariar y así garantizar un buen conteo, veamos:
Montacargas:
Las mercancías que en las estanterías estas almacenadas en secciones elevadas se deben bajar para su conteo.
b) FIFO (fírst in,first out). Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, por tanto, será el más antiguo de los precios de adquisición existentes. Este método de primera entrada, primera salida, abreviado PEPS, supone que las existencias inventariadas coinciden con las últimas entradas. En entornos inflacionistas valora a un mayor coste las existencias al considerar las últimas que son las más caras. Por ello incrementa más el resultado de la empresa que otros métodos como el anterior.
c) Precio Medio Ponderado (PMP). El valor de coste de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un coste intermedio entre los dos anteriores.
4- Utilización de las herramientas para la toma física de los inventarios.
Para la toma física del inventario debemos tener disponibles todas las herramientas necesarias para manipular la mercancia a inventariar y así garantizar un buen conteo, veamos:
Montacargas:
Las mercancías que en las estanterías estas almacenadas en secciones elevadas se deben bajar para su conteo.
Gatos hidráulicos:
La mercancia almacenada en estibas, al piso, requiere ser movilizada para un buen conteo, los gatos nos son de mucha utilidad.
La mercancia almacenada en estibas, al piso, requiere ser movilizada para un buen conteo, los gatos nos son de mucha utilidad.
Carretillas:
Para mover mercancia en su empaque unitario debemos utilizar carretillas que nos facilitan esta labor.
Para mover mercancia en su empaque unitario debemos utilizar carretillas que nos facilitan esta labor.
5- Conocimiento del informe relacionado con la toma física de inventarios:
Después de realizar la toma física de inventarios se debe presentar el informe, donde se relacionan todas las actividades realizadas, el estado de la mercancia, sobrantes si los hay, faltantes si los hay con la investigación de que paso con estos faltantes, documentos, planillas, registros y debe ir firmado por los responsables del inventario y por el o los auditores; este documento se debe registrar, archivar y estar disponible para posteriores consultas.
PRESENTADO POR: GRUPO N° 6 CURSO 20131
Carlos Julio Casallas
Javier F. Gomez
Alejandro Bermudez.
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