TALLER NÚMERO 15
DESARROLLO
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega.
Los fundamentos de la orden de compra son básicamente sencillos. Una orden de compra es por lo general un documento numerado expedido por un comprador a un vendedor. Los detalles de la compra se enumeran específicamente en cuanto al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad. La compañía personal tiene la autoridad de hacer órdenes de compra. Este documento puede ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en el caso de una controversia. Por eso es importante toda la información pertinente se incluya en el PO (orden de compra).
Hay muchos tipos de órdenes de compra, que están en uso en las empresas modernas. Estos incluyen el PO, que son enviados por fax, se envían por correo electrónico, por correo o llamando por teléfono al vendedor. Todas estas son vinculantes para el comprador y representan una buena opción para el vendedor. Abarcan detalles tales como una orden en blanco para cubrirse en el tiempo o una compra individual. Un PO puede estar cómo una orden para ser enviadas en la fecha que necesita llegar. Cualquier detalle especial se precisa en la PO.
El número asociado a la PO es exclusivo de la orden. Este número puede ser de ayuda cuando se trata de averiguar qué ha ocurrido al perder una orden. Este número PO y los detalles de envío se pueden poner fácilmente. Esto indicación facilita conocer el envío, cuando se envían y cómo. La mayoría de las empresas que compra y vende a proveedores distantes utilizan este sistema para mantener ordenado los registros de las compras.
Porque se utilizan
El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancías. Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rápidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en los niveles eficientes. Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada. Órdenes de compra son útiles en este campo, y muchos otros.
Este tipo de compra de control se presta a errores en el mantenimiento. El uso del PO puede prevenir mil emisiones reproducidas cuando sólo quería 100. El mantenimiento de los niveles de inventario puede mantenerse con el uso de la PO. ¿Es de extrañar que las empresas utilicen esta forma para adquirir el control? Este método de compra es un ahorro de tiempo, reduce los errores y es muy eficiente. OP puede utilizarse como prueba documental cuando existe una controversia en cuanto a un problema con una compra. El detalle del PO mostrará las intenciones del comprador perfectamente claras en una buena orden de compra por escrito. Un PO por sí solo puede resolver muchas controversias, ya que precede a todos los demás en el caso de la cadena que emitió la orden. Una orden entregada con un error sería muy fácil de confirmar, cuando fue el resultado de una orden de compra. La facilidad que la orden de compra puede generar es una de las razones de su popularidad. También pueden ser completadas en un tiempo tranquilo, y no en medio de un tiempo caótico. Por lo tanto habrá menos errores y ganancia de eficiencia.
Cómo enviar órdenes de compra y su uso
Por fax o por correo electrónico las órdenes de compra son los más utilizadas comúnmente en la comunidad empresarial. Las órdenes de compra pueden ser por teléfono o verbales. Por correo puede ser la última elección debido a la lentitud del correo. Algunas empresas utilizan este medio para confirmar PO verbales. El fax o correo electrónico se utiliza, ya que es rápido y puede ser confirmado de nuevo. Algunas empresas utilizan este método para el seguimiento de una orden por teléfono. En cualquier caso, este proceso inicia la orden y cuenta con todas las consecuencias jurídicas de carácter vinculante de una persona manejadas en el PO. Firmas en cualquiera de estos documentos se considerarán válidas.
Una orden de compra es considerada un documento legal y es vinculante para el comprador si el vendedor realiza la entrega según lo acordado. Errores, que se encuentren en la orden de compra, no son culpa del vendedor. Esta es la razón para la redacción en el contenido de hechos importantes. Si un vendedor no puede cumplir con los términos de la PO, el comprador debe ser notificado de inmediato a la recepción de una nueva. El comprador mediante la presentación de una orden de compra ha acordado pagar hasta un cierto total de dinero cuando el vendedor hace buenas entregas.
Las políticas de una orden de compra son estándar en cualquier empresa bien dirigida. Al igual que muchas zonas de posible conflicto, la mayoría de las empresas poner por escrito cómo se harán las compras. Definen los límites de dólar para las compras. Se puede sugerir que todas las compras por encima de un determinado monto en dólares debe atravesar el departamento de compras. El personal jurídico ha examinado la orden de compra con mucho cuidado y toda ambigüedad será eliminada si ello es posible. Estas políticas se ponen en el lugar de poner orden en el proceso de compra y eliminar el derroche de esfuerzo y tiempo perdido de la empresa
ORDEN DE DESPACHO
Son los pedidos de mercancía recibidos en el departamento de ventas de una empresa y que deben ser tomados en cuenta en la contabilidad de la misma.
Es elaborado por el almacén en original y por lo menos 2 copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden que recibió el departamento de ventas
DOCUMENTO CONTROL DE INGRESO A BODEGA
Basándose en la documentación que acompaña a la carga se hace un registro de cada uno de los envíos que ingresan. Por lo general, en los puntos de ingreso de los suministros no hay condiciones adecuadas, espacio y disponibilidad para hacer la verificación detallada de la carga, o bien esta viene referida a un destinatario que la llevara a sus propias bodegas, de manera que para hacer un registro adecuado de las provisiones entrantes se debe procurar obtener la mayor cantidad posible de detalles particulares de la carga tales como: destinatario, procedencia, medio de transporte, fecha y hora de arribo, cantidad de unidades, peso, contenidos y formas de empaque, y la condición en que llega la carga.
DOCUMENTO CONTROL DE INGRESO A INVENTARIO
Se utiliza para ingreso de la mercancía al sistema contable del almacén, queda registro de la cantidad las referencias y su ubicación.
También se define como un formato electrónico ideal para realizar el seguimiento de los movimientos de mercancía que tenga la bodega, especificando el inventario máximo y el mínimo, junto con artículos y referencia.
Este documento sirve para cuando hay un ingreso o egreso de material de la bodega, se desea estandarizar el formato de la bodega de la cía o se desea conocer más información al respecto.
Se recomienda tenerla porque permite discriminar por entradas, salidas y saldo, la cantidad de material que es movido desde o hacia la bodega, junto con el valor y la fecha del mismo. Adicionalmente, tiene un cuadro de observaciones permitiéndole archivar eventualidades.
DOCUMENTO FISICO TRADICIONAL REGISTRO INVENTARIO
El más conocido es el kardex, registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en una bodega.
Kardex de inventario es una herramienta que le permite imprimir reporte con información resumida acerca de las transacciones de inventario de su compañía. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancía en los almacenes. Estos costos se calculan mediante los métodos promedio continuo, LIFO continuo y FIFO continuo utilizando la unidad de medida definida para el artículo.
REGISTRO INVENTARIO SISTEMATIZADO
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas a intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrecer un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles, hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
PROGRAMACION TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
Para realizar el inventario el sistema emite un documento llamado control de etiquetas.
Contiene el código del producto, nombre del producto, y su ubicación.
Es en forma manual y se realiza a fin de mes, se empieza por la derecha o primer modulo, y se cuenta lo existente en la estiba.
El responsable de llevar a cabo el inventario es el jefe del almacén con el administrador del almacén. Se elige un día de poco movimiento y de gran disponibilidad de tiempo. Ambos realizan un conteo de los productos.
Al final del inventario se cotejan las cantidades registradas en las etiquetas con las encontradas físicamente. Después se digita las cantidades encontradas al sistema, emitiendo luego las diferencias y en caso erróneo de vuelve a realizar el conteo del inventario.
PERSONAL QUE INTERVIENE EN TOMA FISICA DE INVENTARIO
De acuerdo a la disposición económica de la empresa y de la disponibilidad del tiempo que hay para realizar el inventario se dispone del personal, para la toma física de este; hay empresas que contratan instituciones especializadas en estos procesos, con ventajas como la de disponer de informes más precisos y confiables, pero otras disponen del personal del área: funcionarios del almacén y del departamento de contabilidad y algunas más destinan un tiempo prudente, en el que se detiene todo proceso y se destina a todo el personal de la empresa para el inventario.
PROGRAMACION TOMA FISICA DE INVENTARIO
Los productos se contaran de izquierda a derecha y por lo general de arriba hacia abajo, en presencia de un auditor, para verificar que lo contado sea lo correcto.
Se dividirá la bodega por secciones para que se facilite el conteo, sea más preciso y rápido, con facilidad para detectar errores.
Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas dentro de ellas.
Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un numero de secuencia intermedia dependiendo de su ubicación, y se anotara al final de la hoja.
Al final de conteo se cotejaran las hojas del contador y auditor para verificar que no hayan errores, y al estar correcto, se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
METODOS PARA LA EJECUCION DE LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
Indudablemente la buena distribución de los productos en la bodega nos dará la pauta para un mejor control, facilitando su conteo y localización inmediata.
Los cuatro métodos más conocidos y utilizados son: identificación especifica, costo promedio, PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (ultimas en entrar, primeras en salir); el método PEPS, facilita el control, disminuye los costos, y ayuda a mantener la calidad.
Las cuatro clases de inventarios se incluyen en la sección de activos corrientes del balance general.
DESARROLLO
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega.
Los fundamentos de la orden de compra son básicamente sencillos. Una orden de compra es por lo general un documento numerado expedido por un comprador a un vendedor. Los detalles de la compra se enumeran específicamente en cuanto al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad. La compañía personal tiene la autoridad de hacer órdenes de compra. Este documento puede ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en el caso de una controversia. Por eso es importante toda la información pertinente se incluya en el PO (orden de compra).
Hay muchos tipos de órdenes de compra, que están en uso en las empresas modernas. Estos incluyen el PO, que son enviados por fax, se envían por correo electrónico, por correo o llamando por teléfono al vendedor. Todas estas son vinculantes para el comprador y representan una buena opción para el vendedor. Abarcan detalles tales como una orden en blanco para cubrirse en el tiempo o una compra individual. Un PO puede estar cómo una orden para ser enviadas en la fecha que necesita llegar. Cualquier detalle especial se precisa en la PO.
El número asociado a la PO es exclusivo de la orden. Este número puede ser de ayuda cuando se trata de averiguar qué ha ocurrido al perder una orden. Este número PO y los detalles de envío se pueden poner fácilmente. Esto indicación facilita conocer el envío, cuando se envían y cómo. La mayoría de las empresas que compra y vende a proveedores distantes utilizan este sistema para mantener ordenado los registros de las compras.
Porque se utilizan
El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancías. Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rápidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en los niveles eficientes. Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada. Órdenes de compra son útiles en este campo, y muchos otros.
Este tipo de compra de control se presta a errores en el mantenimiento. El uso del PO puede prevenir mil emisiones reproducidas cuando sólo quería 100. El mantenimiento de los niveles de inventario puede mantenerse con el uso de la PO. ¿Es de extrañar que las empresas utilicen esta forma para adquirir el control? Este método de compra es un ahorro de tiempo, reduce los errores y es muy eficiente. OP puede utilizarse como prueba documental cuando existe una controversia en cuanto a un problema con una compra. El detalle del PO mostrará las intenciones del comprador perfectamente claras en una buena orden de compra por escrito. Un PO por sí solo puede resolver muchas controversias, ya que precede a todos los demás en el caso de la cadena que emitió la orden. Una orden entregada con un error sería muy fácil de confirmar, cuando fue el resultado de una orden de compra. La facilidad que la orden de compra puede generar es una de las razones de su popularidad. También pueden ser completadas en un tiempo tranquilo, y no en medio de un tiempo caótico. Por lo tanto habrá menos errores y ganancia de eficiencia.
Cómo enviar órdenes de compra y su uso
Por fax o por correo electrónico las órdenes de compra son los más utilizadas comúnmente en la comunidad empresarial. Las órdenes de compra pueden ser por teléfono o verbales. Por correo puede ser la última elección debido a la lentitud del correo. Algunas empresas utilizan este medio para confirmar PO verbales. El fax o correo electrónico se utiliza, ya que es rápido y puede ser confirmado de nuevo. Algunas empresas utilizan este método para el seguimiento de una orden por teléfono. En cualquier caso, este proceso inicia la orden y cuenta con todas las consecuencias jurídicas de carácter vinculante de una persona manejadas en el PO. Firmas en cualquiera de estos documentos se considerarán válidas.
Una orden de compra es considerada un documento legal y es vinculante para el comprador si el vendedor realiza la entrega según lo acordado. Errores, que se encuentren en la orden de compra, no son culpa del vendedor. Esta es la razón para la redacción en el contenido de hechos importantes. Si un vendedor no puede cumplir con los términos de la PO, el comprador debe ser notificado de inmediato a la recepción de una nueva. El comprador mediante la presentación de una orden de compra ha acordado pagar hasta un cierto total de dinero cuando el vendedor hace buenas entregas.
Las políticas de una orden de compra son estándar en cualquier empresa bien dirigida. Al igual que muchas zonas de posible conflicto, la mayoría de las empresas poner por escrito cómo se harán las compras. Definen los límites de dólar para las compras. Se puede sugerir que todas las compras por encima de un determinado monto en dólares debe atravesar el departamento de compras. El personal jurídico ha examinado la orden de compra con mucho cuidado y toda ambigüedad será eliminada si ello es posible. Estas políticas se ponen en el lugar de poner orden en el proceso de compra y eliminar el derroche de esfuerzo y tiempo perdido de la empresa
ORDEN DE DESPACHO
Son los pedidos de mercancía recibidos en el departamento de ventas de una empresa y que deben ser tomados en cuenta en la contabilidad de la misma.
Es elaborado por el almacén en original y por lo menos 2 copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden que recibió el departamento de ventas
DOCUMENTO CONTROL DE INGRESO A BODEGA
Basándose en la documentación que acompaña a la carga se hace un registro de cada uno de los envíos que ingresan. Por lo general, en los puntos de ingreso de los suministros no hay condiciones adecuadas, espacio y disponibilidad para hacer la verificación detallada de la carga, o bien esta viene referida a un destinatario que la llevara a sus propias bodegas, de manera que para hacer un registro adecuado de las provisiones entrantes se debe procurar obtener la mayor cantidad posible de detalles particulares de la carga tales como: destinatario, procedencia, medio de transporte, fecha y hora de arribo, cantidad de unidades, peso, contenidos y formas de empaque, y la condición en que llega la carga.
DOCUMENTO CONTROL DE INGRESO A INVENTARIO
Se utiliza para ingreso de la mercancía al sistema contable del almacén, queda registro de la cantidad las referencias y su ubicación.
También se define como un formato electrónico ideal para realizar el seguimiento de los movimientos de mercancía que tenga la bodega, especificando el inventario máximo y el mínimo, junto con artículos y referencia.
Este documento sirve para cuando hay un ingreso o egreso de material de la bodega, se desea estandarizar el formato de la bodega de la cía o se desea conocer más información al respecto.
Se recomienda tenerla porque permite discriminar por entradas, salidas y saldo, la cantidad de material que es movido desde o hacia la bodega, junto con el valor y la fecha del mismo. Adicionalmente, tiene un cuadro de observaciones permitiéndole archivar eventualidades.
DOCUMENTO FISICO TRADICIONAL REGISTRO INVENTARIO
El más conocido es el kardex, registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en una bodega.
Kardex de inventario es una herramienta que le permite imprimir reporte con información resumida acerca de las transacciones de inventario de su compañía. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancía en los almacenes. Estos costos se calculan mediante los métodos promedio continuo, LIFO continuo y FIFO continuo utilizando la unidad de medida definida para el artículo.
REGISTRO INVENTARIO SISTEMATIZADO
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas a intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrecer un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles, hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
PROGRAMACION TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
Para realizar el inventario el sistema emite un documento llamado control de etiquetas.
Contiene el código del producto, nombre del producto, y su ubicación.
Es en forma manual y se realiza a fin de mes, se empieza por la derecha o primer modulo, y se cuenta lo existente en la estiba.
El responsable de llevar a cabo el inventario es el jefe del almacén con el administrador del almacén. Se elige un día de poco movimiento y de gran disponibilidad de tiempo. Ambos realizan un conteo de los productos.
Al final del inventario se cotejan las cantidades registradas en las etiquetas con las encontradas físicamente. Después se digita las cantidades encontradas al sistema, emitiendo luego las diferencias y en caso erróneo de vuelve a realizar el conteo del inventario.
PERSONAL QUE INTERVIENE EN TOMA FISICA DE INVENTARIO
De acuerdo a la disposición económica de la empresa y de la disponibilidad del tiempo que hay para realizar el inventario se dispone del personal, para la toma física de este; hay empresas que contratan instituciones especializadas en estos procesos, con ventajas como la de disponer de informes más precisos y confiables, pero otras disponen del personal del área: funcionarios del almacén y del departamento de contabilidad y algunas más destinan un tiempo prudente, en el que se detiene todo proceso y se destina a todo el personal de la empresa para el inventario.
PROGRAMACION TOMA FISICA DE INVENTARIO
Los productos se contaran de izquierda a derecha y por lo general de arriba hacia abajo, en presencia de un auditor, para verificar que lo contado sea lo correcto.
Se dividirá la bodega por secciones para que se facilite el conteo, sea más preciso y rápido, con facilidad para detectar errores.
Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas dentro de ellas.
Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un numero de secuencia intermedia dependiendo de su ubicación, y se anotara al final de la hoja.
Al final de conteo se cotejaran las hojas del contador y auditor para verificar que no hayan errores, y al estar correcto, se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
METODOS PARA LA EJECUCION DE LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
Indudablemente la buena distribución de los productos en la bodega nos dará la pauta para un mejor control, facilitando su conteo y localización inmediata.
Los cuatro métodos más conocidos y utilizados son: identificación especifica, costo promedio, PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (ultimas en entrar, primeras en salir); el método PEPS, facilita el control, disminuye los costos, y ayuda a mantener la calidad.
Las cuatro clases de inventarios se incluyen en la sección de activos corrientes del balance general.
Ejemplo de Orden de Compra:
Documento ingreso a bodega
Cordialmente:
Javier Francisco Gómez Estupiñan
Grupo Nº 6.
Referencia 20131
Junio 18 de 2009.
Documento ingreso a bodega
Cordialmente:
Javier Francisco Gómez Estupiñan
Grupo Nº 6.
Referencia 20131
Junio 18 de 2009.
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