DESARROLLO:
1- Diseño de un cronograma en donde estén especificadas todas las actividades, tiempos, fechas y responsables que intervienen en el proceso de la toma física del inventario realizado en la bodega.
De acuerdo a lo socializado en clase y a la aplicación de normas y procedimientos para la toma física de inventarios, en el siguiente cuadro o diagrama presentamos el cronograma para la realización del proceso en cuestión.
1- Diseño de un cronograma en donde estén especificadas todas las actividades, tiempos, fechas y responsables que intervienen en el proceso de la toma física del inventario realizado en la bodega.
De acuerdo a lo socializado en clase y a la aplicación de normas y procedimientos para la toma física de inventarios, en el siguiente cuadro o diagrama presentamos el cronograma para la realización del proceso en cuestión.
2- Ejecución de la toma física de inventario, siguiendo las normas establecidas para tal fin.
OBJETIVO: VERIFICAR FISICAMENTE LA EXISTENCIA DE LOS BIENES DE CONSUMO DE ALMACEN PARA LA EVALUACION DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO APLICADOS, ASI COMO PARA DETERMINAR PARAMETROS DE NECESIDADES DE BIENES.
OBJETIVO: VERIFICAR FISICAMENTE LA EXISTENCIA DE LOS BIENES DE CONSUMO DE ALMACEN PARA LA EVALUACION DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO APLICADOS, ASI COMO PARA DETERMINAR PARAMETROS DE NECESIDADES DE BIENES.
Algunas otras normas para la toma física del inventario y sobre el papel del revisor fiscal
CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL
Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal emitirá su dictamen.
A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe ejecutar al momento de la ejecución del inventario físico.
1.Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras.
2.Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo.
3.Realización del recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo.
4.Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la planta.
5.Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.
6.Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realización de la toma física de los diferentes ítems de inventario y considerar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.
7.Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando
8.Cuando el inventario está empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado.
9.Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo.
10.Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)
11.Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente.
12. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
13.Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.
14.Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros.
15.Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor.
CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL
Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal emitirá su dictamen.
A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe ejecutar al momento de la ejecución del inventario físico.
1.Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras.
2.Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo.
3.Realización del recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo.
4.Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la planta.
5.Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.
6.Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realización de la toma física de los diferentes ítems de inventario y considerar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.
7.Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando
8.Cuando el inventario está empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado.
9.Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo.
10.Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)
11.Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente.
12. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
13.Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.
14.Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros.
15.Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor.
3- Identificación de los métodos de toma física de inventarios.
Estos son algunos de los métodos utilizados para el manejo de los inventarios:
a) LIFO (last in, first out). Entiende que la última mercancía que entra es la primera que sale. En consecuencia, el valor de coste de la última venta será igual al precio de adquisición de la última mercancía comprada y, por tanto, quedan como existencias finales las entradas más antiguas. Última entrada, primera salida, abreviado UEPS.
b) FIFO (fírst in,first out). Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, por tanto, será el más antiguo de los precios de adquisición existentes. Este método de primera entrada, primera salida, abreviado PEPS, supone que las existencias inventariadas coinciden con las últimas entradas. En entornos inflacionistas valora a un mayor coste las existencias al considerar las últimas que son las más caras. Por ello incrementa más el resultado de la empresa que otros métodos como el anterior.
c) Precio Medio Ponderado (PMP). El valor de coste de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un coste intermedio entre los dos anteriores.
4- Utilización de las herramientas para la toma física de los inventarios.
Para la toma física del inventario debemos tener disponibles todas las herramientas necesarias para manipular la mercancia a inventariar y así garantizar un buen conteo, veamos:
Montacargas:
Las mercancías que en las estanterías estas almacenadas en secciones elevadas se deben bajar para su conteo.
b) FIFO (fírst in,first out). Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, por tanto, será el más antiguo de los precios de adquisición existentes. Este método de primera entrada, primera salida, abreviado PEPS, supone que las existencias inventariadas coinciden con las últimas entradas. En entornos inflacionistas valora a un mayor coste las existencias al considerar las últimas que son las más caras. Por ello incrementa más el resultado de la empresa que otros métodos como el anterior.
c) Precio Medio Ponderado (PMP). El valor de coste de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un coste intermedio entre los dos anteriores.
4- Utilización de las herramientas para la toma física de los inventarios.
Para la toma física del inventario debemos tener disponibles todas las herramientas necesarias para manipular la mercancia a inventariar y así garantizar un buen conteo, veamos:
Montacargas:
Las mercancías que en las estanterías estas almacenadas en secciones elevadas se deben bajar para su conteo.
Gatos hidráulicos:
La mercancia almacenada en estibas, al piso, requiere ser movilizada para un buen conteo, los gatos nos son de mucha utilidad.
La mercancia almacenada en estibas, al piso, requiere ser movilizada para un buen conteo, los gatos nos son de mucha utilidad.
Carretillas:
Para mover mercancia en su empaque unitario debemos utilizar carretillas que nos facilitan esta labor.
Para mover mercancia en su empaque unitario debemos utilizar carretillas que nos facilitan esta labor.
5- Conocimiento del informe relacionado con la toma física de inventarios:
Después de realizar la toma física de inventarios se debe presentar el informe, donde se relacionan todas las actividades realizadas, el estado de la mercancia, sobrantes si los hay, faltantes si los hay con la investigación de que paso con estos faltantes, documentos, planillas, registros y debe ir firmado por los responsables del inventario y por el o los auditores; este documento se debe registrar, archivar y estar disponible para posteriores consultas.
PRESENTADO POR: GRUPO N° 6 CURSO 20131
Carlos Julio Casallas
Javier F. Gomez
Alejandro Bermudez.
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